Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est établi à la fin de chaque séance.

Il doit être signé par :

• le président de l'assemblée,
• le secrétaire,
• et le ou les scrutateurs.

Les procès-verbaux sont ensuite inscrits les uns à la suite des autres au sein d'un registre spécialement ouvert à cet effet par le syndic de copropriété.

Le syndic est tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Le procès-verbal doit mentionner :

• le résultat des votes sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour,
• les noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix,
• les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions.

La feuille de présence de l'assemblée générale est annexée au procès-verbal.

La notification des procès-verbaux n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

Tous les occupants doivent être informés des décisions de l'assemblée générale ayant une influence sur les conditions d'occupation de l'immeuble. Cela concerne, par exemples, les décisions relatives :

• à l'entretien de l'immeuble et aux travaux de toute nature,
• à la présence du personnel ou de prestataires (ménage, entretien de l’ascenseur...). Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu. De plus, une décision sur le licenciement du gardien ou tout autre employé de l'immeuble ne peut pas être transmise aux occupants avant que la personne concernée en ait été elle-même informée.

Ces informations doivent être affichées dans les parties communes.